Електронний документообіг

В 2006 році керівництво Харківської міської ради, розуміючи необхідність перебудови процесу діловодства, започаткувало організацію єдиної системи документообігу Харківської міської ради.

Для створення умов якісної роботи з вхідною та вихідною документацією, організацію процесу діловодства було кардинально змінено. Першим кроком було формування єдиного підрозділу, спроможного обробляти документацію, яка надходила на ім’я міського голови. Для цього наприкінці 2006 року було сформовано Департамент діловодства Харківської міської ради, спеціалісти якого вирішували завдання реєстрації вхідної кореспонденції на ім’я міського голови, його заступників та працівників апарату міської ради. Департамент було розбито на 3 підрозділи реєстрації:

• Відділ з питань звернень громадян;
• Відділ з питань звернень юридичних осіб;
• Відділ з питань прийому громадян;

та підрозділ з контролю та виведення статистики:

• Контрольно-аналітичний відділ.

В кожному з підрозділів реєстрації було сформовано групу спеціалістів по роботі з вхідною та вихідною кореспонденцією. При цьому по 2 спеціалісти відділу з питань прийому громадян були направлені в територіально відділені громадські приймальні міського голови кожного з 9 районів міста Харкова.

Окрім підрозділів Департаменту діловодства, було створено підрозділи обробки кореспонденції в кожному з департаментів і управлінь Харківської міської ради.

Для реєстраторів було проведено закупівлю персональних комп’ютерів, швидкісних сканерів, принтерів друку штрих-коду, сканерів штрих-коду, ручних сканерів та принтерів загального користування.

Для забезпечення спільної роботи всі робочі місця реєстраторів були об’єднані в Єдину інформаційну систему Харківської міської ради, яка представляє собою територіально розподілену локальну комп’ютерну мережу, побудовану з використанням сучасного мережевого обладнання та якісних ліній зв’язку. Хотілося б зазначити, що вже зараз протяжність оптичних ліній зв’язку Єдиної інформаційної системи Харківської міської ради складає більш 600 кілометрів та охоплює майже всі виконавчі органи міської ради, комунальні підприємства сфери житлово-комунального господарства, більш ніж 300 установ освіти, 20 закладів охорони здоров’я та інші заклади міста.

Для забезпечення функціонування процесу роботи з документами, в підрозділах Харківської міської ради було впроваджено систему електронного документообігу «Докпроф 2.0». На першому етапі впровадження системи електронного документообігу її було встановлено на кожному робочому місці реєстратора. Таким чином система була встановлена більш ніж на 60 робочих місцях, обладнаних сучасними комп’ютерами та спеціальною технікою. Результатом першого етапу впровадження системи документообігу була автоматизація більш 20 канцелярій, які були першими вхідними точками прийому кореспонденції. В процесі проведення другого етапу (2007-2008 роки) впровадження системи електронного документообігу були проведені роботи по підключенню до Єдиної інформаційної системи персональних комп’ютерів майже всіх структурних підрозділів Харківської міської ради та інсталяції автоматизованої системи на цих комп’ютерах. Наприкінці другого етапу впровадження кількість користувачів системи документообігу склала більш 270.

Поступово кількість користувачів системи зростало, як і кількість документів. Це вимагало розширення потужності серверного обладнання. В 2010 році було здійснено перехід на принципово нове обладнання, таким чином в Харкові вперше в Україні була організована робота бази даних системи документообігу на кластері.

В 2011 році розпочато наступний етап впровадження системи електронного документообігу, в процесі якого до єдиної системи документообігу міста Харкова підключено адміністрації всіх дев’яти районів міста. Таким чином зараз система документообігу впроваджена практично в усіх структурних підрозділах Харківської міської ради незалежно від їх територіального розташування.

В даний час система документообігу об’єднує більш 350 користувачів, з яких 116 користувачів є реєстраторами. При цьому близько 40 структурних підрозділів і юридичних осіб є точками реєстрації вхідної/вихідної кореспонденції. База даних системи разом з архівними копіями, займає порядку 1,5 Тб. на дискових сховищах. У базі даних зберігаються більше 3 млн. сканованих зображень. Кількість документів складає більше 1 млн. 393 тис., а кількість резолюцій – більше 1 млн. 338 тис.

Також спеціалістами нашого підприємства розроблено власну систему документообігу «АсДок», яка має веб-інтерфейс та орієнтована на автоматизацію документообігу невеликих підприємств та організацій. Система «АсДок» використовується в комунальних підприємствах міста, які працюють в сфері житлового господарства. На кінець 2014 року в системі зареєстровано більш 150 користувачів. Кількість документів в системі – більше ніж 67 тисяч.